Academia funcionando: o que precisamos para começar

Este guia é para o dono ou quem vai implantar o sistema na academia. Ele tem duas partes: o que juntar antes de abrir o sistema e a ordem em que configurar. A ordem importa: várias telas dependem de outras, e cadastrar alunos antes de ter planos e equipe só gera retrabalho.

O que juntar antes de começar

Separe estas informações antes de sentar para configurar. Com tudo em mãos, a implantação de uma academia de uma unidade cabe numa tarde.

A academia

• Nome que os alunos conhecem e o logo (PNG, JPG ou WEBP, até 2 MB). A cor da marca, se você tiver uma.
• Endereço, telefone e horário de funcionamento de cada unidade.
• Para os recibos e o Pix das cobranças: razão social, CNPJ, inscrição municipal (se tiver), chave Pix e a cidade.

O que você vende

• As modalidades que a academia oferece: musculação, funcional, pilates, natação, e assim por diante.
• Cada plano: nome, valor por cobrança, recorrência (mensal, trimestral, semestral, anual ou à vista), duração do contrato, fidelidade e multa (se houver), taxa de matrícula e quantos dias de tolerância no atraso.
• Para cada plano, quais modalidades ele dá direito e como: acesso livre, um número de sessões por semana ou um pacote de aulas.

A equipe

• Nome e e-mail de cada pessoa que vai usar o sistema.
• O que cada uma faz: administra, atende no balcão ou dá aula. Isso vira o papel dela. Veja Perfis e permissões.

As aulas (só se a academia trabalha com aula marcada)

• Os tipos de aula: nome, modalidade, duração e quantas vagas.
• A grade da semana: dia, horário, professor e unidade de cada aula.

Os alunos

• Para cada aluno: nome, e-mail do próprio aluno, CPF, data de nascimento e telefone, e qual plano ele tem.
• Menores de idade: nome e data de nascimento do menor, mais o e-mail e o grau de parentesco do responsável.
• Alunos sem e-mail (comum entre idosos): CPF e data de nascimento são obrigatórios.

Se for o seu caso

• Wellhub ou TotalPass: o Gym ID (Partner ID) de cada unidade, que fica no portal do parceiro, e as credenciais de integração.
• Catraca: marca e modelo. Fale com a gente antes, porque cada modelo precisa de um adaptador.
• Documentos exigidos dos alunos, como atestado de aptidão física: quais são, por quanto tempo valem e se a falta bloqueia a entrada ou só avisa.

Em que ordem configurar

Siga a ordem abaixo. Cada etapa depende da anterior, e o sistema avisa quando falta alguma coisa.

1. Unidades. Em Configurações › Unidades, edite a unidade criada no cadastro e complete endereço e telefone. No menu da unidade, use Horários para o horário de funcionamento. Tem filial? Cadastre em Nova unidade.

   Unidade sem nenhuma faixa de horário é tratada como aberta 24 horas. Se a academia fecha, cadastre os horários antes de ligar o check-in.

2. Identidade visual. Em Configurações › Identidade visual, confira o nome de exibição e envie o logo. É o que aluno e equipe veem no topo, no menu e na tela de entrada.

3. Modalidades. Em Configurações › Modalidades, toque em Nova modalidade e cadastre cada atividade. Sem modalidade não dá para criar plano nem montar a agenda.

4. Planos. Em Planos, toque em Novo plano. Preencha valor, recorrência e regras e marque as Modalidades incluídas, com o tipo de acesso de cada uma. Todo plano precisa de pelo menos uma modalidade.

5. Equipe. Em Equipe, use Convidar profissional para cada pessoa, já com o papel certo. Quem dá aula precisa do papel Professor: a grade de aulas só oferece como professor quem tem esse papel.

   Você dá aula também? Ninguém pode mudar o próprio papel, nem o dono. Então, se você é o professor, outro administrador precisa te dar o papel Professor. Se você é o único administrador da academia, fale com a gente pelo suporte antes de montar a agenda.

6. Agenda (se você trabalha com aula marcada). Em Agenda, cadastre primeiro os Tipos de aula e depois a grade em Grades recorrentes. A partir daí, as aulas da semana são geradas sozinhas. Em Parâmetros você ajusta quando a reserva abre, até quando o aluno cancela sem custo e os feriados. O passo a passo está em Agenda e aulas.

7. O que for do seu caso. Em Configurações:

   • Cobrança: chave Pix e dados do emissor do recibo.
   • Documentos do aluno: atestados e exames exigidos.
   • Check-in e catraca: um dispositivo por catraca ou leitor. Cada um precisa de um software de integração; fale com a gente antes. O balcão funciona sem catraca nenhuma.
   • Parceiros (Wellhub e TotalPass): credenciais e Gym ID de cada unidade. Antes, crie em Planos um plano com o canal de venda do parceiro. O passo a passo está em Alunos Wellhub e TotalPass.

8. Alunos, por último. Com planos e equipe prontos, cadastre os alunos. Veja Como cadastrar um aluno novo.

Os termos de uso e de consentimento já vêm com o texto padrão da Alpha. Não é preciso configurar nada em Termos e consentimentos para começar.

O período de teste

• O teste dura 30 dias, sem cartão. Enquanto ele corre, um aviso no topo da gestão mostra quantos dias faltam, com o atalho Assinar agora.
• Durante o teste valem os limites do plano que você escolheu no cadastro (número de alunos ativos e de unidades). Convite pendente já ocupa vaga.
• Para assinar, vá em Configurações › Assinatura da plataforma. Assinando durante o teste, o cartão só é cobrado quando o período gratuito termina.
• Se o teste acabar sem assinatura, a academia fica suspensa, mas os dados continuam guardados por 90 dias.

Pronto para abrir as portas?

Confira antes do primeiro aluno de verdade:

• Unidade com endereço e horários.
• Pelo menos um plano à venda.
• Equipe convidada, com os professores no papel Professor.
• Grade de aulas montada, se for o seu caso.
• O caminho completo feito uma vez com um aluno de confiança (um amigo ou familiar, com o e-mail dele): convite, primeiro acesso, venda do plano e um check-in. É o jeito mais rápido de achar o que ficou faltando antes que um aluno de verdade ache.