Alunos Wellhub e TotalPass: como ligar e o primeiro acesso

Plano do parceiro, Gym ID por unidade, mapeamento de produtos e o roteiro da primeira visita, que precisa ficar pronto em 20 minutos para gerar repasse.

Última atualização: 07/10/2026

Quem pode fazer: quem tem as permissões Configurações da unidade e Gerir planos. O papel Administrador já vem com todas.

Este guia é para quem administra a academia e recebe alunos do Wellhub (antigo Gympass) ou do TotalPass. Ele cobre como ligar a integração e o que acontece quando um aluno do parceiro aparece pela primeira vez, que é o momento em que a maioria das academias se enrola.

A integração depende do recurso Wellhub e TotalPass no plano da academia. A fila de visitas do balcão fica em Check-in, que depende de Check-in e catraca, e o relatório de repasse fica em Relatórios.

TotalPass: a integração está construída, mas ainda não foi homologada com o TotalPass. Fale com a gente antes de ativar. O Wellhub já está em uso em produção.

Como funciona, em resumo

  1. O aluno faz o check-in no app do Wellhub, como sempre.
  2. O Wellhub avisa o sistema. Se for a primeira vez, o sistema cria o cadastro do aluno com o nome e o e-mail da conta Wellhub dele, e manda o convite.
  3. O aluno cria a senha e completa o cadastro: dados, contato de emergência, triagem de saúde e termos.
  4. Com o cadastro pronto, o sistema confirma a visita no Wellhub sozinho, em até uns 5 minutos. É essa confirmação que gera o repasse.

Da segunda visita em diante, o passo 2 e o 3 não existem: o check-in no app é confirmado em segundos e a entrada aparece no balcão como App parceiro. A recepção não precisa fazer nada.

O Wellhub só aceita a confirmação até 20 minutos depois do check-in no app. Na primeira visita, o aluno precisa terminar o cadastro dentro desse prazo. Por isso a preparação, abaixo, faz toda a diferença.

Ligar a integração do Wellhub

1. Peça a integração no portal do Wellhub

No Portal do Parceiro do Wellhub, abra Integrações, escolha a unidade e o sistema de gestão (use "Outros" se o nosso não estiver na lista) e toque em Solicitar integração. O Wellhub manda por e-mail os próximos passos, com o ID de Produto. O Gym ID de cada unidade fica em ID das unidades, no mesmo portal.

2. Crie o plano do parceiro

  1. Em Planos, toque em Novo plano.
  2. Em Canal de venda, escolha Wellhub. O canal não muda depois.
  3. Marque as Modalidades incluídas a que o benefício dá direito, com o tipo de acesso de cada uma.
  4. Em Duração (meses), use 1 a 3 meses. Para plano de parceiro, a duração funciona como prazo de inatividade: o contrato se renova sozinho enquanto o aluno continua vindo.
  5. Toque em Criar plano.

Plano de parceiro não tem preço nem cobrança: o dinheiro vem do repasse por visita. Ele também não aparece na venda de plano da ficha do aluno.

3. Conecte cada unidade

  1. Em Configurações › Parceiros (Wellhub e TotalPass), toque em Conectar na unidade.
  2. Preencha o Gym ID e o ID de Produto (agenda de aulas). Deixe o token e o segredo em branco: eles são da plataforma.
  3. Toque em Salvar credenciais.

A unidade entra em verificação: a gente confirma que o Gym ID é mesmo da sua academia. Um chamado é aberto sozinho em Ajuda e suporte, e a resposta chega por e-mail. Enquanto isso, nada chega do Wellhub. Depois da liberação, use Testar conexão na unidade para conferir.

Cada unidade tem o seu Gym ID. Unidade sem Gym ID não recebe nada do Wellhub, mesmo que outra unidade da rede esteja conectada.

4. Diga qual plano o aluno do Wellhub recebe

  1. Na mesma página, em Produtos e planos, toque em Mapear.
  2. Em Código no parceiro, escreva * (vale para qualquer produto do Wellhub). Só use um código específico se quiser planos diferentes por produto: o código é o número que aparece em Testar conexão.
  3. Em Plano interno, escolha o plano do passo 2 e toque em Salvar.

Sem esse mapeamento, as visitas não são confirmadas, e o aviso que aparece não fala em mapeamento. Também não arquive o plano mapeado: as visitas novas passam a ficar presas no balcão.

5. Se quiser, publique as aulas no app do Wellhub

Para o aluno reservar aula pelo app do parceiro, marque Publicar nos apps de parceiros no tipo de aula, em Agenda › Tipos de aula. As aulas dos próximos 7 dias aparecem lá em poucos minutos. Reserva pelo parceiro não tem fila de espera e exige a triagem de saúde em dia, então o aluno novo só consegue reservar depois de completar o cadastro.

Antes de ligar: prepare os alunos

O que separa uma estreia tranquila de uma fila no balcão:

  • Quem já é seu aluno e também vem pelo Wellhub: vincule o Wellhub ID dele na ficha, em Identificadores de acesso › Vincular, antes do primeiro check-in. Sem isso, o sistema não reconhece a pessoa, cria uma segunda conta com o e-mail da conta Wellhub e manda um convite para ela.
  • Divulgue a página de primeiro acesso da academia para quem vem pelo Wellhub: fit.alphaconsultoria.digital/sua-academia/primeiro-acesso/wellhub, trocando "sua-academia" pelo endereço da sua. Ela explica, com o nome da sua academia, que o convite chega no e-mail da conta Wellhub (às vezes o do trabalho), o que o cadastro pede e por que fazer na hora.
  • Combine com a recepção o roteiro da primeira visita, abaixo.

A primeira visita, no balcão

  1. O aluno faz o check-in no app do Wellhub.
  2. Peça para ele abrir o e-mail "Você foi convidado para" seguido do nome da academia, criar a senha e completar o cadastro ali mesmo. Leva uns 5 minutos.
  3. Em Check-in, o painel Check-in de parceiro mostra as Visitas pendentes: aguardando cadastro enquanto ele preenche, e pronto para validar depois.
  4. Com o cadastro pronto, a visita é confirmada sozinha em poucos minutos. Se quiser confirmar na hora, toque em Liberar e validar.

E se não der tempo?

  • Passou dos 20 minutos: a visita expira e não gera repasse. O aluno termina o cadastro mesmo assim e, na próxima visita, o check-in é confirmado na hora.
  • O aluno precisa treinar e o cadastro não fica pronto: em Liberar e validar, use Liberação manual com um motivo. A visita é confirmada no Wellhub e a liberação fica registrada com o seu usuário.
  • Ele não consegue abrir o e-mail da conta Wellhub: cadastre o aluno em Alunos com outro e-mail dele (ou sem e-mail) e vincule o Wellhub ID na ficha. Depois, toque em Liberar e validar na visita pendente.

Para aluno de parceiro, não use Registrar entrada no lugar do check-in do parceiro. A entrada comum não confirma a visita no Wellhub, e visita não confirmada não gera repasse.

O repasse

As visitas confirmadas ficam em Relatórios › Parceiros, com o total do período, as pendentes e as Expiradas (sem repasse). O valor do repasse não vem do Wellhub pelo sistema: use Exportar CSV e compare com o extrato do portal do parceiro. O Financeiro mostra só a contagem de visitas confirmadas no mês, sem valor.

Se não deu certo

  • "Gym-id em verificação" na unidade: a gente ainda está confirmando o Gym ID. Se você não pediu a integração no portal do Wellhub, esse é o passo que falta.
  • "Credencial da Wellhub inválida ou o gym-id não pertence a este token.": confira o Gym ID da unidade em ID das unidades, no portal.
  • "Parceiro sem plano configurado" ou visitas que nunca são confirmadas: falta o mapeamento em Produtos e planos, ou o plano mapeado foi arquivado.
  • "O check-in da Wellhub expirou (vale 20 minutos).": peça ao aluno um novo check-in no app.
  • "O aluno não fez check-in no app da Wellhub.": a confirmação só existe depois do check-in no app.
  • "Este CPF já pertence a outro cadastro.", no cadastro do aluno: ele já era seu aluno com outro e-mail e o sistema criou uma segunda conta. Fale com a gente pelo suporte para juntar os acessos, e vincule o Wellhub ID na ficha antiga.
  • Atualizar a credencial de uma unidade: Atualizar credencial abre com o Gym ID em branco. Digite de novo antes de salvar.

Próximos passos

Recepção: guia do balcão

O dia a dia de quem atende: registrar a entrada, o que fazer com cada motivo de bloqueio, avisos sobre o aluno e o atendimento de quem não tem e-mail.

Agenda e aulas: como montar a grade e o que o aluno vê

Tipos de aula, grade recorrente, vaga fixa, chamada, fila de espera e as regras de reserva, com o que o plano de cada aluno permite.