Agenda e aulas: como montar a grade e o que o aluno vê

Este guia é para quem monta e cuida da grade de aulas: o Administrador ou a Recepcionista. Ele só vale para academias que trabalham com aula marcada, e a área Agenda só aparece quando o plano da academia inclui Agenda de aulas.

O Professor vê a agenda, faz o check-in e a chamada das aulas, mas não monta nem muda a grade.

Antes de começar

A agenda depende de quatro coisas. Sem elas, a tela avisa o que falta.

• Modalidades cadastradas em Configurações › Modalidades, oferecidas na unidade onde a aula acontece.
• Pelo menos uma pessoa da equipe com o papel Professor. A grade só oferece como professor quem tem esse papel, e ninguém pode dar papel a si mesmo. Veja Perfis e permissões.
• Horários da unidade em Configurações › Unidades. A aula precisa caber no horário de funcionamento do dia. Unidade sem horário cadastrado conta como aberta 24 horas.
• Planos com a modalidade da aula e o tipo de acesso certo. É o plano que decide quantas aulas o aluno pode reservar (veja "Como o plano limita as reservas", abaixo).

1. Cadastrar os tipos de aula

O tipo de aula é o "o quê": nome, modalidade e duração. O "quando" fica na grade.

1. Em Agenda, abra a aba Tipos de aula e toque em Novo tipo de aula.
2. Preencha o Nome (por exemplo, "Funcional 60"), a Modalidade e a Duração (min).
3. Se quiser, informe Vagas sugeridas (opcional): elas já vêm preenchidas quando você montar a grade.
4. Recebe alunos do Wellhub ou do TotalPass com reserva pelo app deles? Marque Publicar nos apps de parceiros. Para isso, a integração precisa estar ativa em Configurações › Parceiros (Wellhub e TotalPass).
5. Toque em Criar tipo.

2. Montar a grade recorrente

1. Abra a aba Grades recorrentes e toque em Nova grade.
2. Escolha o Tipo de aula e marque os Dias da semana. Marcando mais de um dia, o sistema cria uma grade para cada dia.
3. Preencha Horário, Unidade, Professor e Vagas.
4. Em Fila de espera, diga quantas pessoas podem esperar por vaga. Zero desliga a fila.
5. Confira o Início da vigência e, se a turma tem data para acabar, o Fim (opcional).
6. Toque em Criar grade.

Deu certo quando aparece Grade criada. As aulas da janela já estão na agenda. O sistema mantém as aulas geradas sempre 6 semanas à frente, pula os feriados cadastrados e completa a janela sozinho todo dia de manhã. Na aba Semana você vê as aulas de cada semana.

3. Mudanças no dia a dia

Toque numa aula na aba Semana para abrir a página dela. Lá estão Inscrever aluno, Ajustar aula e Cancelar aula.

• Trocar o professor ou as vagas de uma aula só: use Ajustar aula. Vale só para aquela data, e a aula ganha o selo Ajustada. Reduzir as vagas abaixo dos inscritos não tira ninguém da aula.
• Cancelar uma aula: use Cancelar aula e, se quiser, informe o Motivo (opcional). Todas as reservas são canceladas, nenhum aluno perde aula do plano e todos são avisados por e-mail e no app. Não dá para desfazer.
• Aula fora da grade (um aulão, uma reposição): na aba Semana, use Aula única.
• Mudar a turma daqui para a frente: em Grades recorrentes, edite a grade e escolha Aplicar a partir de. Atenção: aulas que já têm reserva, inclusive as de vaga fixa, mantêm o horário e o professor antigos. Se você trocou o professor da turma, ajuste essas aulas uma a uma com Ajustar aula.
• Acabar com uma turma: em Grades recorrentes, use Encerrar grade. As aulas futuras sem reserva somem; as que têm reserva são canceladas, sem descontar do plano de ninguém.
• Feriado ou fechamento: na aba Parâmetros, use Feriado. Por padrão fecha o dia todo e cancela as aulas da grade nessa data, avisando os alunos. Para meio período, ligue Fechamento parcial. Remover o feriado depois não recria as aulas canceladas.

4. Vaga fixa

Vaga fixa é o aluno matriculado numa turma: o sistema reserva a vaga dele toda semana, sem ele precisar reservar.

1. Em Grades recorrentes, toque no ícone Vagas fixas da turma.
2. Em Matricular aluno, escolha o aluno e toque em Matricular.

A vaga é segurada enquanto o plano do aluno está em dia, vale para aquela unidade e a triagem de saúde (PAR-Q) está válida. Se ele atrasar o pagamento, as vagas são liberadas e voltam quando ele regulariza. Se a turma lotar, a vaga dele vai para a fila.

Regras da vaga fixa:

• Plano com Pacote de aulas não permite vaga fixa na modalidade.
• Plano com Sessões por semana permite no máximo tantas vagas fixas quanto as sessões da semana.
• O aluno não pode ter duas vagas fixas no mesmo horário.

Quando o aluno desmarca uma aula da vaga fixa, ela não conta no plano e a vaga continua nas semanas seguintes.

5. No dia da aula: check-in, chamada e fila

• Check-in pela entrada já vale para a aula: quem passa na catraca, mostra o QR ou faz check-in no balcão entre 1 hora antes do início e o fim da aula fica como Presente na aula reservada.
• Na página da aula, quem tem Realizar check-in (de fábrica, os três papéis de gestão) faz o Check-in de cada aluno, ou usa Fazer chamada para marcar presença e falta de vários de uma vez.
• Quem não teve presença marcada até o fim da aula vira falta sozinho.
• Fila de espera: quando abre uma vaga, o primeiro da fila que ainda tem aulas no plano é promovido sozinho e recebe aviso. Perto do início (por padrão, a menos de 2 horas), a promoção deixa de ser automática: use Promover na lista da fila.
• Inscrever um aluno pela recepção: use Inscrever aluno. Pelo plano segue o plano do aluno (mas ignora a janela de reserva). Avulsa gera uma cobrança do serviço escolhido, para quem não tem plano ou já usou as aulas.

6. Regras de reserva (aba Parâmetros)

Em Parâmetros › Política, você define as regras da academia toda, e pode abrir exceções por tipo de aula. Sem mexer em nada, valem estas:

Como o plano limita as reservas

Cada modalidade do plano tem o seu tipo de acesso:

• Acesso livre: o aluno reserva quantas aulas quiser.
• Sessões por semana: o limite vale de segunda a domingo e renova toda segunda-feira.
• Pacote de aulas: o limite vale para o contrato inteiro, sem renovação mensal.

Contam como aula usada: reserva confirmada, presença, falta e cancelamento fora do prazo. Cancelar dentro do prazo devolve a aula ao saldo. Fila de espera e aula avulsa não contam. Não existe multa: falta e cancelamento tardio só consomem a aula.

O que o aluno vê

• No app Alpha Treino e no site, a área Aulas mostra os próximos 14 dias, o saldo de aulas de cada modalidade e as reservas dele.
• Ele toca na aula e em Reservar, ou em Entrar na fila se estiver lotada. Quando não pode reservar, a aula já mostra o motivo antes do toque, por exemplo Seu plano não inclui esta modalidade ou Triagem de saúde (PAR-Q) pendente.
• Na véspera, por volta das 20h, ele recebe um lembrete das aulas do dia seguinte, no app ou por e-mail. Ele pode desligar esse lembrete. O aviso de aula cancelada e o de vaga confirmada pela fila sempre chegam.
• Quem reservou pelo app do Wellhub ou do TotalPass cancela por lá.

Se não deu certo

• "Nenhum professor cadastrado" ou "Atribua o papel Professor a alguém da equipe primeiro.": ninguém da equipe tem o papel Professor. Um papel sob medida não conta, precisa ser o papel pronto.
• "Horário fora do funcionamento da unidade neste dia.": a aula inteira precisa caber numa faixa de horário da unidade. Ajuste os Horários da unidade ou o horário da grade.
• "Modalidade não ofertada nesta unidade.": a modalidade está restrita a outras unidades. Ajuste em Configurações › Modalidades.
• "O aluno não tem plano ativo. Use a inscrição avulsa." ou "O plano do aluno não inclui esta modalidade.": confira o plano na ficha do aluno ou inscreva como Avulsa.
• "Triagem de saúde (PAR-Q) pendente ou vencida.": nenhuma reserva passa sem triagem válida, nem a feita pela recepção. A triagem vale 12 meses; o aluno refaz pelo próprio acesso, na área Saúde da conta dele. Aluno sem e-mail refaz no balcão, com Coletar no balcão na ficha.
• "Agenda de aulas não está incluído no plano da sua academia": o recurso não está no plano contratado. Veja Configurações › Assinatura da plataforma.