Perfis e permissões: como dar a cada pessoa só o que ela precisa

Este guia é para quem administra a academia e vai dar acesso à equipe. Leia antes de convidar a primeira pessoa: escolher o papel certo no convite evita retrabalho e evita, principalmente, alguém vendo o que não devia.

Como funciona, em um minuto

• Cada pessoa da equipe tem um ou mais papéis. Papel é um pacote de permissões, como Ver alunos ou Gerir agenda.
• O sistema já vem com três papéis prontos para a equipe: Administrador, Professor e Recepcionista. Os prontos não podem ser editados. Se nenhum serve, você cria um papel sob medida.
• Precisa mudar uma coisa só para uma pessoa? Em vez de criar papel, faça uma exceção na ficha dela.
• O menu de cada pessoa mostra só o que ela pode usar. O que ela não tem permissão para ver simplesmente não aparece.

Os papéis que já vêm prontos

Administrador

Para o dono, o sócio e a gerência. Tem tudo da gestão: alunos, equipe, papéis, agenda, treinos, avaliações, check-in, planos, financeiro, relatórios, comunicação, configurações e o chamado com o suporte.

Recepcionista

Para o balcão.

• Pode: cadastrar e editar alunos, montar e mexer na agenda, fazer check-in, lançar documentos, coletar assinaturas no balcão e gerar acesso pelo celular para aluno sem e-mail, escrever anotações e ver a comunicação.
• Fica de fora: planos, financeiro, saúde dos alunos, treinos, avaliações, relatórios, equipe e configurações.

Professor

Para professores e instrutores.

• Pode: ver os alunos e a saúde deles, programar treinos, aplicar avaliações físicas, ver a agenda, fazer check-in, ver documentos e escrever anotações.
• Fica de fora: cadastrar ou editar alunos, mexer na agenda, planos, financeiro, comunicação, relatórios e equipe.

Existe ainda o papel Aluno, que é de outro módulo: ele não dá acesso à gestão, só à área do aluno.

Convidar alguém da equipe

1. No menu, abra Equipe e toque em Convidar profissional.
2. Preencha E-mail e, se quiser, Nome (opcional), que é como a pessoa aparece no convite.
3. Em Papéis, marque um ou mais. Toque em Ver permissões em cada cartão para conferir o que ele libera.
4. Se a academia tem mais de uma unidade, escolha o Alcance: Toda a rede (inclui unidades futuras) ou Unidades específicas. Veja "Mais de uma unidade", abaixo.
5. Toque em Enviar convite.

Deu certo quando aparece Convite enviado. e a pessoa entra na lista com o selo Convite pendente. Ela recebe um e-mail para criar a senha e, a partir daí, entra no sistema com esse e-mail. Se ela já tinha conta (por exemplo, já é aluna da academia), a mensagem é Membro adicionado (usuário já existia) e ela só ganha o acesso novo.

Ajustar uma pessoa só (exceção)

Use exceção quando uma pessoa precisa de algo diferente do papel dela. Exemplos: a recepcionista que também vende planos, ou o professor que também cadastra aluno.

1. Abra Equipe e toque no nome da pessoa.
2. Abra a seção Permissões. Cada permissão tem um interruptor, agrupado por área.
3. Ligue o que você quer dar e desligue o que quer tirar. Cada mudança vale na hora e mostra Acesso atualizado., com a opção Desfazer.

Embaixo de cada item aparece de onde vem o acesso: Padrão do papel, Adicionado (você deu a mais) ou Removido (você tirou do papel). Para desfazer tudo, use Voltar ao padrão. Na lista da equipe, quem tem exceção ganha o selo Personalizado.

Criar um papel sob medida

1. No menu, abra Papéis e toque em Criar papel.
2. Dê um Nome que diga a função (por exemplo, "Recepção que vende" ou "Coordenação técnica") e, se quiser, uma Descrição (opcional).
3. Em Módulo, deixe Gestão. O módulo não muda depois de criado.
4. Marque as Permissões. Elas vêm agrupadas por área, com os mesmos nomes que você vê no resto do sistema.
5. Toque em Criar papel. Deve aparecer Papel criado.

Depois, entregue o papel à pessoa: na ficha dela, na seção Papéis, marque o papel novo. Também dá para escolher o papel já no convite.

Duas coisas que surpreendem:

• Não dá para copiar um papel pronto. Para fazer uma "Recepcionista com financeiro", crie o papel do zero e marque as permissões da recepção mais as de financeiro. A tabela acima serve de roteiro.
• Só aparecem as permissões que você mesmo tem. Ninguém consegue criar papel mais poderoso que o próprio acesso.

Papel personalizado pode ser editado a qualquer momento, e a mudança vale para todo mundo que tem o papel. Para excluir, use Excluir papel. Se ele ainda está com alguém, o sistema pede para tirar o papel dessas pessoas antes.

Mais de uma unidade: o alcance

Com duas ou mais unidades ativas, a seção da ficha vira Papéis e alcance: uma tabela com cada papel, a coluna Rede e uma coluna por unidade.

• Rede quer dizer todas as unidades, inclusive as que você abrir no futuro. Use para dono e gestão geral.
• Marcando só uma unidade, o papel vale só ali. A recepcionista da unidade Centro, por exemplo, não vê nada da unidade Norte.
• Desmarcar Rede tira o papel de todas as unidades de uma vez. Depois, marque as unidades que ficam.

O que cada pessoa vê acompanha a unidade ativa, escolhida no topo da tela. Quem tem acesso em mais de uma unidade também tem a opção de ver tudo junto (Todas as unidades ou Minhas unidades).

Regras que protegem a academia

• Você só dá o que você tem. Papel que inclui permissão que você não possui aparece apagado, com o aviso Inclui permissões que você não possui.
• Ninguém muda os próprios papéis. Isso vale até para o dono: outro administrador precisa fazer a mudança. Na prática, o dono que também dá aula precisa que outro administrador lhe dê o papel Professor. Se você é o único administrador, fale com a gente pelo suporte.
• Toda academia precisa de um Administrador ativo para a rede toda. O sistema não deixa remover nem suspender o último. Recomendamos ter dois administradores (o dono e um sócio ou gerente), para a academia não ficar travada se um deles perder o acesso ao e-mail.
• Toda pessoa fica com pelo menos um papel. Para tirar o acesso de alguém, use Suspender acesso ou Remover acesso na ficha. Remover não apaga os dados: o vínculo fica inativo e pode ser reativado.

Quem é da equipe e também treina na academia

É a mesma pessoa, com um acesso só. Em Alunos, toque em Convidar aluno e use o mesmo e-mail da equipe. Se o sistema perguntar, confirme em Sim, é a mesma pessoa. Ao entrar, ela escolhe em Como você quer entrar? se quer abrir a Gestão ou o Aluno, e pode trocar depois pelo menu da conta.

Se não deu certo

• "Sem acesso a esta área": a pessoa não tem a permissão daquela área. Dê a permissão por exceção ou troque o papel.
• "... não está incluído no plano da sua academia": não é permissão, é o plano contratado. Agenda, avaliações físicas, check-in e relatórios dependem do plano, mesmo para o Administrador.
• "Sem acesso a este módulo": a pessoa não tem nenhum papel de gestão. Exceção sozinha não abre a gestão: ela precisa de pelo menos um papel do módulo.
• "Você não tem permissão para esta ação.": você tentou mudar o próprio papel, ou mexer numa unidade fora do seu alcance. Peça para outro administrador.
• "Este é o único administrador ativo...": dê a outra pessoa o papel Administrador, com alcance Rede, antes de remover ou suspender esta.