Como cadastrar um aluno novo (e o que acontece depois)

Este guia é para a recepção e a gestão. Ele cobre o cadastro do aluno do começo ao fim: o que você faz no sistema, o que o aluno recebe e faz do lado dele, e como saber quem ainda não terminou.

O caminho completo tem quatro partes:

1. Você cadastra o aluno e o sistema manda um convite por e-mail.
2. O aluno cria a senha e preenche o próprio cadastro: dados, contato de emergência, triagem de saúde e termos, com assinatura.
3. Você vende o plano na ficha dele.
4. O aluno baixa o app e treina.

1. Cadastrar e enviar o convite

1. No menu, abra Alunos e toque em Convidar aluno.
2. Preencha o E-mail e o Nome (opcional), que aparece no convite.
3. Se o aluno está na sua frente, toque em + Preencher dados do cadastro (opcional) e adiante CPF, data de nascimento, telefone e endereço. O aluno só confere depois. Saúde e termos ficam sempre com ele.
4. Se a academia tem mais de uma unidade, escolha a Unidade do aluno.
5. Toque em Enviar convite.

Deu certo quando aparece Convite enviado. Em seguida o sistema oferece tirar a foto do aluno, que aparece na ficha e no balcão do check-in. É opcional: toque em Concluir para pular. O aluno entra na lista com o selo Convite pendente.

2. O que o aluno recebe e faz

1. Chega um e-mail com o assunto "Você foi convidado para" seguido do nome da academia. O remetente aparece com o nome da academia.
2. O aluno toca em Criar minha senha e cria uma senha com pelo menos 8 caracteres, letra maiúscula, letra minúscula, número e caractere especial. Nessa hora, o selo dele na sua lista muda para Ativo.
3. Ele preenche o cadastro em quatro partes: Seus dados (CPF e data de nascimento são obrigatórios), Contato de emergência, Triagem de saúde (as 7 perguntas do PAR-Q, com assinatura) e Consentimento e termos (também com assinatura).
4. Ele toca em Concluir e entrar. A partir daí, entra com o e-mail e a senha, no navegador ou no app.

O cadastro leva uns 5 minutos e o aluno pode parar e continuar depois. Enquanto não termina, ele não acessa nada da área do aluno, e a entrada na catraca é negada com o motivo Cadastro incompleto.

E se o aluno responder "sim" na triagem de saúde?

O "sim" não bloqueia o cadastro. O aluno vê a recomendação de buscar liberação médica e segue. Na ficha dele e em Conformidade aparece o selo Atenção médica, para quem tem a permissão Ver saúde dos alunos (de fábrica, Administrador e Professor).

Se a academia exige atestado de quem respondeu "sim", configure isso em Configurações › Documentos do aluno, num documento que se aplica a Só quem respondeu sim no PAR-Q. Lá você escolhe se a falta do atestado só avisa ou se bloqueia a entrada.

3. Vender o plano

O plano não é escolhido no convite: ele é vendido na ficha do aluno, e pode ser vendido antes mesmo de o aluno terminar o cadastro.

1. Em Alunos, toque no nome do aluno para abrir a ficha.
2. Na seção Plano e cobranças, toque em Vender plano.
3. Escolha o Plano, a data de Início e, se houver mais de uma, a Unidade de matrícula.
4. Toque em Associar plano.

Se o plano tem contrato para assinar, o aluno assina no próximo acesso (ou recebe o link por e-mail, conforme a mensagem que aparecer). As cobranças do contrato são geradas na hora.

4. O app

O app do aluno se chama Alpha Treino e é gratuito na App Store e no Google Play. O aluno entra com o mesmo e-mail e senha. Não existe cadastro pelo app: o acesso sempre nasce do convite da academia.

Se ele abrir o app antes de terminar o cadastro, o app mostra Complete seu cadastro com o botão Completar no navegador, que leva direto ao passo em que ele parou.

Como saber quem não terminou

• Não criou a senha ainda: em Alunos, filtre por Convite pendente. No menu de ações do aluno (os três pontinhos, na lista ou na ficha), use Reenviar convite. O link antigo deixa de valer.
• Criou a senha, mas não terminou o cadastro: o selo já é Ativo, então a lista não basta. Abra Conformidade e ligue Somente pendentes: aparecem os termos, a triagem e os documentos que faltam de cada um.
• Na Visão geral, o bloco Precisa de atenção também conta os alunos sem triagem de saúde válida.

Casos especiais

Aluno sem e-mail

1. Em Convidar aluno, ligue Aluno não tem e-mail.
2. Preencha o nome completo, como no documento, o CPF e a data de nascimento, que passam a ser obrigatórios.
3. Toque em Cadastrar aluno. Nenhum e-mail é enviado.

O aluno fica com o selo Sem e-mail na ficha. A triagem, os termos e o contrato são assinados por ele no balcão: na ficha, use Coletar no balcão e entregue o tablet ou o celular ao aluno. Para ele usar o sistema sozinho, use Gerar acesso pelo celular: o aluno aponta a câmera para o código (vale 2 minutos), cria uma senha e passa a entrar com o CPF e essa senha. No app Alpha Treino, a tela de entrada precisa mostrar o campo E-mail ou CPF: se mostrar só E-mail, peça para o aluno atualizar o app pela loja. Enquanto isso, ele entra pelo navegador do celular, com o CPF e a senha.

Essas duas ações exigem Coletar assinaturas no balcão (aluno sem e-mail) e Gerar acesso pelo celular (aluno sem e-mail), que a Recepcionista padrão já tem.

Menor de idade

Use Cadastrar menor, não Convidar aluno. Informe o nome e a data de nascimento do menor e o e-mail e o parentesco do responsável. Quem recebe o convite e assina os termos é o responsável. Se o adolescente vai usar o app, ligue Menor terá login próprio? e informe o e-mail dele, que precisa ser diferente do e-mail do responsável.

Muitos alunos vindos de outro sistema

Ainda não existe importação em massa feita pela academia. Fale com a gente pelo WhatsApp antes de cadastrar um a um: combinamos o formato da exportação do seu sistema atual e fazemos a migração junto com você.

Se não deu certo

• "Este e-mail já pertence a outra pessoa.": o e-mail é de outra conta. Confirme com o aluno qual é o e-mail dele, ou cadastre sem e-mail.
• "Este e-mail já é do cadastro de..." com o botão Sim, é a mesma pessoa: a pessoa já tem conta (em outra academia, ou na sua equipe). Confirme se é ela mesma: ela vai usar o login que já tem.
• "CPF já vinculado a outro cadastro.": o CPF já está em outra conta. Não crie um segundo cadastro; confira o documento e o e-mail que a pessoa já usa.
• "Limite de alunos do plano atingido...": o limite do plano chegou ao fim, contando os convites pendentes. Veja Configurações › Assinatura da plataforma.
• "Cadastro concluído, mas o e-mail não pôde ser enviado...": o aluno foi cadastrado; use Reenviar convite.
• O aluno diz que o link expirou ou já foi usado: use Reenviar convite. Ele também pode ir em Esqueci minha senha, na tela de entrada, com o mesmo e-mail: o link que chega ativa o convite do mesmo jeito.
• O e-mail foi digitado errado: hoje o e-mail de login não pode ser trocado pela academia. Fale com a gente pelo suporte.