Glossário e regras do sistema

Os termos que aparecem nas telas e o que cada um quer dizer, e as regras que valem para o sistema inteiro. Use como consulta quando uma palavra da tela não for óbvia.

Termos

Pessoas e acesso

• Vínculo: a ligação de uma pessoa com uma academia. A mesma conta pode ter vínculo com mais de uma academia e entra em todas com a mesma senha.
• Módulo: cada lado do sistema. Gestão é o da equipe; Aluno é o de quem treina. A pessoa entra no módulo em que tem algum papel.
• Papel: o pacote de permissões de uma pessoa da equipe, como Administrador, Recepcionista ou Professor. Veja Perfis e permissões.
• Permissão: cada coisa que um papel libera, como Ver alunos ou Gerir financeiro. A lista completa está em Permissões e papéis padrão.
• Exceção: uma permissão dada ou tirada de uma pessoa só, sem mudar o papel dela. Quem tem exceção aparece com o selo Personalizado na lista.
• Status do aluno: Convite pendente (ainda não criou a senha), Ativo, Acesso pausado (suspenso pela academia) e Inativo (acesso removido, com os dados guardados).

Estrutura

• Unidade: cada endereço físico da academia, também chamado de filial.
• Rede: todas as unidades juntas, incluindo as que forem abertas depois. Papel com alcance Rede vale em todas.
• Unidade ativa: a unidade escolhida no topo da gestão. Ela define o que você vê e onde o que você faz fica registrado.
• Modalidade: cada atividade que a academia oferece: musculação, funcional, pilates. Todo plano inclui pelo menos uma.

Planos e dinheiro

• Plano: o que a academia vende, com preço, recorrência e regras. Fica em Planos.
• Contrato: o plano vendido a um aluno, com as condições congeladas no dia da venda. Mudar o plano depois cria uma versão nova e não altera os contratos já vendidos.
• Tipo de acesso: como cada modalidade do plano libera o aluno: Acesso livre, Sessões por semana (renova toda segunda) ou Pacote de aulas (vale o contrato inteiro).
• Vigência: o período em que o contrato vale. Fora dela, a entrada é negada com Fora da vigência. Suspender um contrato estende a vigência pelos dias suspensos.
• Fidelidade: os meses mínimos do contrato. Sair antes pode gerar a multa de cancelamento, limitada a 10% pelo Código de Defesa do Consumidor.
• Carência: os dias de tolerância depois do vencimento. Dentro da carência, o aluno está atrasado e ainda entra; depois dela, fica inadimplente e a entrada é negada com Pagamento em atraso.
• Taxa de matrícula: cobrada junto com a primeira parcela.
• Cobrança avulsa: uma cobrança fora do plano, como uma taxa ou um produto.
• Recibo: o comprovante de pagamento, numerado por ano (por exemplo, 000123/2026). Não é nota fiscal.

Saúde, termos e documentos

• PAR-Q ou triagem de saúde: as 7 perguntas de prontidão para atividade física. Vale 12 meses. Um "sim" não bloqueia o cadastro: recomenda liberação médica e marca o aluno com Atenção médica para quem tem acesso à saúde.
• Termo ou consentimento: o que o aluno lê e aceita no cadastro. Dois são obrigatórios (tratamento de dados e termo de responsabilidade) e três são opcionais (atendimento emergencial, uso de imagem e mensagens de marketing).
• Reconsentimento: quando a academia publica uma versão nova de um termo obrigatório, quem aceitou a anterior precisa aceitar de novo no próximo acesso. Até lá, a entrada é negada com Consentimentos pendentes.
• Documento do aluno: atestado, laudo ou exame que a academia exige, configurado em Configurações › Documentos do aluno, com validade e o efeito da falta: Apenas avisa ou Bloqueia a entrada.
• Comprovante assinado: o registro de uma assinatura do aluno (termo, triagem, contrato ou avaliação), com data, hora e aparelho.
• Aviso: uma anotação da equipe que aparece em amarelo na ficha e no balcão. Ele só informa: nunca libera nem bloqueia a entrada.
• Conformidade: a área que reúne quem está com termos, triagem ou documentos pendentes, e os pedidos de privacidade (LGPD).

Regras do sistema

O dia é o de Brasília

Tudo que fala em "hoje" segue o horário de Brasília: vencimentos, validade de avisos e documentos, a lista Entradas de hoje do check-in e os relatórios do dia. Isso vale mesmo para quem acessa de outro fuso.

Remover não é apagar

Remover acesso deixa o aluno inativo e guarda tudo: histórico, contratos, cobranças e assinaturas. Ele pode ser reativado depois. Desinstalar o app também não apaga nada.

Exclusão de dados (LGPD)

• Só o próprio aluno, ou o responsável legal de um menor, pode pedir a exclusão da conta. A academia não pede no lugar dele.
• O aluno pede pela área de privacidade da conta, onde também baixa uma cópia dos próprios dados.
• O pedido chega à academia em Conformidade › Solicitações de privacidade. Aprovar exige a permissão Processar solicitações de privacidade (LGPD) e é definitivo: os dados pessoais são apagados ou anonimizados. Registros financeiros e comprovantes que a lei manda guardar ficam, mas sem identificar a pessoa.

Registros que ficam

• Toda entrada fica registrada, inclusive as negadas e as liberações manuais, com quem liberou e o motivo.
• Todo pagamento registra quem deu a baixa.
• Termos e triagens assinados formam um histórico que só cresce: uma assinatura nunca é editada.
• Anotações da equipe guardam as versões anteriores quando alguém edita.

Teste, assinatura e suspensão da academia

• A academia começa com 30 dias de teste, sem cartão.
• Se o teste acaba sem assinatura, ou se o pagamento da assinatura fica mais de 10 dias pendente, a academia é suspensa: a equipe e os alunos veem Academia indisponível até regularizar, e o Administrador é levado direto à tela de assinatura.
• Na suspensão, os dados continuam guardados por 90 dias. Assinando nesse prazo, a academia volta exatamente de onde parou.